Organizując biznesową sesję zdjęciową dla firmy warto zadbać o to, by prawa do zdjęć wynikające z praw autorskich nie ograniczały działań marketingowych i możliwości wykorzystania fotografii w różnym zakresie, czasie i na różnych polach eksploatacji.
Spis treści
Umowa z fotografem
W przypadku współpracy z fotografem najlepszym zabezpieczeniem będzie umowa z przekazaniem praw autorskich majątkowych. Nawet jeśli zawarcie takiej umowy wiąże się z dodatkowymi kosztami, warto się na to zdecydować. Zyskujemy prawo do wykorzystywania zdjęć bez limitów i uzyskiwania zgody fotografa przy każdej kolejnej publikacji. Warto pamiętać, że zdjęcie jest niezbywalną własnością autora, i to bez względu na to, kto na nich jest. Reguluje to ustawa z dnia 4 lutego 1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych.
Wycofanie zgody na publikację zdjęć
O ile jednak nawet prosta umowa z fotografem może precyzyjnie zabezpieczać interesy firmy, sprawa komplikuje się w sytuacji, gdy któryś z uczestników sesji wycofa zgodę na publikację. Każda ze sfotografowanych osób może to zrobić w dowolnym momencie, powołując się na prawo do ochrony własnego wizerunku. Dzieje się tak często w sytuacjach, gdy na zdjęciach firmowych pojawiają się osoby, które np. w ostatnim czasie odeszły z firmy.
Czy w związku z tym cały wysiłek związany z organizacją sesji zdjęciowej idzie na marne? Niezupełnie, o ile wcześniej podejmiemy odpowiednie kroki. Poniżej opisałem sytuację, w której kilka tygodni po sesji zdjęciowej firma utraciła prawa do publikacji zdjęć z powodu wycofania zgody przez jednego z uczestników sesji.
Cofnięte prawa do publikacji zdjęć z sesji firmowej
Jako fotograf biznesowy z przypadkami cofnięcia zgody na publikację spotkałem się kilka razy. Firma X została pozbawiona praw do publikacji zdjęć przez jednego z eks-pracowników. Dla firmy X oznaczało to konkretne straty, bowiem do kosza poleciały zdjęcia grupowe, fotografie sytuacyjne, a nawet zdjęcia siedziby wykonane z udziałem grup pracowników. Koszt poprzedniej sesji zdjęciowej, pilna konieczność zorganizowania kolejnej sesji (część zdjęć miała być wykorzystana w firmowym kalendarzu) i brak pewności, że podobna sytuacja jeszcze raz się nie powtórzy, były dla firmy X mocno deprymujące.
Zaproponowałem wykonanie pakietu zdjęć sytuacyjnych w różnych konfiguracjach osobowych. Dzięki temu firma X w razie cofnięcia zgody na upublicznienie wizerunku może po prostu podmienić publikowane zdjęcia. Zadbaliśmy również o to, by pozowane zdjęcia grupowe pozwalały na edycję zdjęcia i „wycięcie” z kadru każdej osoby, która chciała by wycofać zgodę na publikację. Może to dość prymitywny sposób, ale w tym wypadku priorytetem było zabezpieczenie interesów klienta. O ile mi wiadomo, do tej pory żadna z osób biorących udział w tamtej sesji swojej zgody nie wycofała…
Prawa do zdjęć z sesji – jak zabezpieczyć interes firmy?
Powyższy przykład obrazuje dość kreatywne wyjście z sytuacji. Nie zawsze jednak jest to możliwe. Czy wobec tego można w jakiś formalny, prawny sposób zabezpieczyć interes firmy na wypadek nieprzewidzianych decyzji uczestników planu zdjęciowego? Na szczęście jest na to inny sposób.
Prawo do cofnięcia zgody na publikację nie oznacza, że druga strona nie ma żadnej przestrzeni do ochrony swoich praw. Jednym ze sposóbów jest podpisanie umowy z uczestnikami sesji, w której każda osoba udzielająca zgody na publikację wizerunku zobowiązuje się do niewycofywania jej w określonym przedziale czasowym. Zerwanie takiej umowy (przez wycofanie zgody) wiąże się z koniecznością opłacenia kary umownej, co ma stanowić rekompensatę dla firmy z tytułu powstałej szkody. Gdyby firma X podpisała taką umowę z uczestnikami pierwszej sesji, mogła by nadal korzystać ze zdjęć, lub chociaż zabezpieczyć środki na kolejną sesję zdjęciową.
Wizerunek na gadżetach firmowych
A co w sytuacji, gdy wizerunek osoby został wykorzystany w stworzeniu np. kalendarzy firmowych, plakatów czy innych gadżetów służących do działań marketingowych? Tu również istnieją przepisy chroniące interes firmy. Otóż cofnięcie zgody nie oznacza wycofania tych towarów z obrotu. Mogą być one kolportowane i wykorzystywane do działań określonych umową do czasu wyczerpania ich istniejącego fizycznie nakładu. Po jego wyczerpaniu wyprodukowanie nowej partii egzemplarzy wymaga już pełnych uprawnień.
Wizerunek podczas eventów firmowych
Nieco bardziej skomplikowane wydaje się fotografowanie osób podczas firmowego eventu. Trudno wyobrazić sobie uzyskiwanie zgody każdego uczestnika imprezy na publikację wizerunku w fotoreportażu z imprezy. Ponadto na takich wydarzeniach często pojawiają się osoby spoza firmy, goście specjalni etc. Co w tym wypadku? Z własnych doświadczeń wiem, że firmy informują, że podczas eventu będą wykonywane zdjęcia i obecność na nim oznacza zgodę na publikacje. Takie info można dołączyć do zaproszeń, umieścić na stronie reklamującej wydarzenie (np. pod agendą spotkania), lub też w widocznym miejscu przy wejściu. Fotografowanie eventów ma jeszcze ten aspekt, że na większości zdjęć osoby pojawiają się w ujęciu zbiorowym, a w tym przypadku zgoda nie jest wymagana.
Prawa do zdjęć – podsumowanie
W dzisiejszym świecie, w którym obecność w mediach społecznościowych oraz promocja wizerunku firmy odgrywają istotne role, sesje fotograficzne z pracownikami stanowią ważny komponent strategii marketingowej. Sytuacje, w których uczestnicy tych sesji wycofują swoją zgodę na publikację zdjęć, mogą stwarzać poważne komplikacje. Ich negatywne skutki można jednak minimalizować, podpisując umowę z uczestnikami sesji lub planując zdjęcia tak, by kluczowe zdjęcia eksponowały osoby mocniej związane z firmą.
